00 / Transformatie voor vastgoedbedrijven
Groei vraagt om meer dan een extra tool
Dominium herstructureert uw vastgoedbedrijf en bouwt het besturingssysteem eromheen: de organisatie, de processen, een op maat gemaakte CRM met onze eigen Property Manager, AI-agenten en het managementritme om alles te laten draaien.
Dominium is de end-to-end transformatie die PremiumClients.ai levert voor vastgoedkantoren, makelaars en ontwikkelaars. In 90 tot 120 dagen herontwerpen wij de manier van werken, schrijven wij de processen uit, bouwen wij de technologie eromheen, trainen wij elke functie en richten wij managementrapportages in. Het traject start met een betaalde audit. Aan het einde draait uw eigen team het systeem zelfstandig.
Een portaal-aanvraag komt binnen buiten kantooruren
- ✓Een transformatie van 90 tot 120 dagen
- ✓Start met een betaalde audit
- ✓Zelfstandig uitgevoerd door uw eigen team
- ✓Gehost in de EU, standaard GDPR-compliant
01Het operationele probleem
Meer leads mogen niet tot meer losse eindjes leiden
De meeste vastgoedbedrijven hebben geen tekort aan software. Wat ontbreekt is een duidelijke werkwijze waar de software op aansluit. Groei legt de gaten bloot tussen mensen, afdelingen en tools. Nog een abonnement dicht die niet.
- 01
De overdracht zonder eigenaar
Een lead gaat van marketing naar een makelaar, een bezichtiging naar een onderhandeling, een reservering naar de juristen. Elke stap is van iedereen en dus van niemand, waardoor kopers wachten en deals vastlopen tussen afdelingen.
- 02
Het proces dat in iemands hoofd zit
Uw beste mensen weten hoe het hoort, maar het staat nergens vastgelegd. Als zij druk zijn, met vakantie of afwezig, verdwijnt die kennis en leren nieuwe medewerkers via vallen en opstaan.
- 03
De oprichter als schakel
Uw beste makelaar mag niet het hele verkoopproces zijn, en de oprichter mag niet de verbinding zijn tussen alle afdelingen. Als dat wel zo is, groeit het bedrijf niet verder dan hun capaciteit.
Het trackrecord van PremiumClients.ai, het bedrijf achter Dominium
- aan klantomzet en leadwaarde
- €1B+
- bedrijven opgeschaald
- 100+
- helpt bedrijven groeien sinds
- 2019
02De transformatie
Wij passen uw bedrijf niet in een systeem. Wij bouwen het systeem rond uw bedrijf.
Dominium dekt de vier factoren die bepalen of een vastgoedbedrijf kan opschalen: hoe het is georganiseerd, hoe het werk stroomt, of het team het kan uitvoeren en of het management inzicht heeft.
Organisatie vóór automatisering
Wij herstructureren uw bedrijf rond duidelijke eigenaarschap in plaats van overlappende functietitels, zodat elke lead, elk pand en elke deal een verantwoordelijke heeft.
Inbegrepen
- Rollen, verantwoordelijkheden en afdelingsstructuur
- Salesorganisatie, appointment setters en overdracht tussen makelaars
- Beslissingsrechten, escalatieroutes en verantwoordelijkheid
Een proces voor het hele bedrijf
Wij behouden wat al werkt en creëren wat ontbreekt, afdeling per afdeling, vanaf het eerste contact tot en met aftersales.
Inbegrepen
- Standaardprocedures, sjablonen en playbooks
- Leadgeneratie, intake, opvolging, sales en klantensucces
- Property management, transacties en aftersales
Een team dat het kan uitvoeren
Training en adoptie zijn onderdeel van het programma, niet slechts een overdrachtsgesprek aan het einde. Elke rol leert de nieuwe werkwijze aan de hand van echte situaties.
Inbegrepen
- Salestraining en platformspecifieke training per rol
- Gedocumenteerde werkwijzen en onboardingmaterialen
- Coaching rond echte operationele situaties
Management met helder inzicht
Wij koppelen activiteit aan verantwoordelijkheid, zodat het management kan sturen op basis van feiten in plaats van achter updates aan te gaan.
Inbegrepen
- Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse KPI’s en dashboards
- Prestatiebeoordelingen en uitvoeringsritmes
- Groeiadvies en voortdurende optimalisatie na livegang
Voordat u het bedrijf opschaalt, ontdekt u eerst wat groei tegenhoudt
Boek uw auditgesprek03Op maat in kaart gebrachte infrastructuur
Elke route, elke uitzondering, een verantwoordelijke voor elke volgende stap
Uw CRM wordt in kaart gebracht vanaf de eerste aanvraag tot klantensucces. Wij ontwerpen de logica voor uw echte situaties, ook die waar een standaardtemplate nooit aan denkt.
- 01
Intake en toewijzing
Elke aanvraag wordt vastgelegd, gecontroleerd op dubbelen, gekwalificeerd in de taal van de koper en binnen de afgesproken tijd toegewezen aan de juiste persoon.
- 02
Opvolging en sales
Opvolging gaat door tot de koper klaar is, bezichtigingen worden voorbereid en elke kans beweegt door duidelijke salesfases.
- 03
Uitzonderingen en herstel
No-shows, afwezige makelaars, vastgelopen deals en stille kopers hebben elk een eigen route terug, zodat niets afhankelijk is van iemand die het onthoudt.
- 04
Afronding en inzicht
Transacties, commissies, aftersales en doorverwijzingen worden tot het einde gevolgd, en het management ziet alles op één plek.
De mappingcatalogus
Honderden beslissingen, genomen voordat er iets gebouwd wordt
Twaalf gebieden, elk met eigen scenario’s. Open een gebied om representatieve voorbeelden te zien. Uw Dominium-audit bepaalt welke van toepassing zijn op uw bedrijf en voegt specifieke situaties toe.
01Leadacquisitie
- Aparte trajecten voor kopers, verkopers, verhuurders en investeerders
- Brontracking van portal, campagne of doorverwijzing tot getekende deal
- Waardebepalingsaanvragen die leiden tot verkoopopdrachten
- Leadkwaliteit teruggekoppeld aan marketing
02Intake en kwalificatie
- Dubbele contacten samengevoegd voordat iemand belt
- Budget, timing, financiering en motivatie vastgelegd
- Aanvragen buiten kantooruren beantwoord en gekwalificeerd
- Wat de AI-agent mag beantwoorden en wanneer deze overdraagt
03Routing en eigenaarschap
- Toewijzing op basis van regio, taal, prijsklasse of type vastgoed
- Eén eigenaar per lead, zonder discussies tussen makelaars
- Vervanging bij ziekte, vakantie of vertrek van een makelaar
- Reactietijden die worden gemeten en geëscaleerd
04Opvolging en nurture
- Opvolging per type koper, markt en taal
- Wat er gebeurt als een koper stilvalt
- Nieuwe matches en prijswijzigingen naar de juiste kopers gestuurd
- Automatisering die direct pauzeert zodra een persoon het overneemt
05Bezichtigingen
- Boekingen op basis van beschikbaarheid van makelaar en woning
- Bevestigingen en herinneringen voor kopers en eigenaren
- No-shows en annuleringen automatisch opnieuw ingepland
- Feedback vastgelegd na elke bezichtiging
06Sales pipeline
- Duidelijke fases van eerste contact tot reservering
- Biedingen en tegenbiedingen met hun deadlines geregistreerd
- Exclusieve en open opdrachten verschillend behandeld
- Dossiers zonder activiteit gemarkeerd voor de manager
07Transacties
- Kopers, verkopers, advocaten, notarissen en banken in één dossier
- Commissieverdeling tussen makelaars, kantoren en partners
- AML- en KYC-controles gekoppeld aan de transactie
- Stortingen, ondertekeningen en opleverdata gevolgd
08Nazorg en klantensucces
- Sleuteloverdracht en de eerste weken na oplevering
- Gedane beloften tijdens de verkoop daadwerkelijk nagekomen
- Reviews en doorverwijzingen op het juiste moment gevraagd
- Voormalige klanten benaderd voor hun volgende aankoop of verkoop
09Vastgoedbeheer
- Nieuwe opdrachten gecontroleerd en compleet voordat deze gepubliceerd worden
- Woningen direct gematcht aan kopers zodra ze worden aangemeld
- Portalen en feeds gesynchroniseerd met de voorraad
- Verhuur, huurders en rapportages voor verhuurders
10Team en prestaties
- Elke functie met schriftelijke verantwoordelijkheden
- Scorecards per makelaar, team en kantoor
- Wekelijkse en maandelijkse prestatiebeoordelingen
- Een nieuwe makelaar inwerken in dagen in plaats van maanden
11Markten en talen
- Communicatie in de eigen taal van de koper
- Scripts en sjablonen voor elke markt
- Kopers die in het buitenland wonen en op afstand kopen
- Antwoord over tijdzones en feestdagen heen
12Data, integraties en rapportages
- Overstap vanaf uw huidige CRM, spreadsheets en portalen
- Wie welke data en dossiers ziet
- Koppelingen met de tools die u behoudt
- Dashboards voor makelaars, managers en eigenaren
Voor elk scenario: een trigger, een regel, een verantwoordelijke en een volgende stap
Wij bepalen het overdrachtsmoment, de uitzonderingsroute, de reactietijd en de informatie die de volgende persoon nodig heeft. Zo wordt een verzameling tools een operationeel systeem waarop uw mensen kunnen vertrouwen.
04Dominium Property Manager
De vastgoedoperatie, verbonden met de klantoperatie
Onze eigen Property Manager-applicatie draait in uw CRM en verbindt aanbod, contacten, makelaars, ontwikkelaars en transacties, zodat panden en personen nooit in gescheiden systemen staan.
Illustratief voorbeeld van dossiers in de Property Manager.
Matchen, voorbereiden en presenteren
Een AI-assistent, contact- en pandmatching, externe panden, samengestelde lijsten, meldingen en landingspagina’s. Bezichtigingen en vastgoednieuwsbrieven worden vanuit dezelfde dossiers voorbereid.
Publiceren in meerdere markten
Publicatie op Idealista en portaal-synchronisatie, advertenties in tot 12 talen, en XML-import en -export voor Kyero v3, XML2U, REDSP en maatwerkfeeds.
De transactie uitvoeren
Projecten en ontwikkelaarsbeheer, transacties en een verkoopregister met commissie-verdeling tussen meerdere partijen. MLS-deling van panden is inbegrepen zonder extra kosten.
Werken buiten kantoor
Een mobiele app voor makelaars in het veld, de HabiHub-integratie, en een API en webhooks voor de koppelingen die uw operatie nodig heeft.
05AI met toezicht
Laat AI het repetitieve werk doen. Houd mensen aan het roer.
Spraak- en chatagenten verzorgen intake, kwalificatie, waardebepalingen en het inplannen van bezichtigingen, in de taal van de koper, via WhatsApp, sms, e-mail of telefoon. Een medewerker uit uw team kan op elk moment het gesprek overnemen.
Wij bepalen pas waar AI ingezet wordt nadat het proces in kaart is gebracht. AI ondersteunt duidelijk eigenaarschap, maar vervangt het nooit.
Een gespreksoverdracht
- 01Aanvraag ontvangen en taal herkend
- 02Budget, timing en wensen gekwalificeerd
- 03Bezichtigingsmomenten of een volgende stap voorgesteld
- 04Overgedragen aan de juiste makelaar met het volledige gesprek
Een medewerker kan op elk moment overnemen
06Hoe het programma verloopt
90 tot 120 dagen om de operatie te transformeren, niet alleen software aan te zetten
Het platform kan eerder in het programma live gaan. De herstructurering, de procedures, de salesorganisatie, de training en de adoptie zorgen voor de volledige transformatie.
Voorafgaand aan het programma
Audit en blauwdruk
Een aparte, betaalde opdracht brengt in kaart hoe het bedrijf nu werkt, identificeert de knelpunten en bepaalt de routekaart. De transformatie wordt voorgesteld op basis van deze bevindingen.
Binnen het programma
Ontwerpen en bouwen
We stemmen samen de toekomstige organisatie en workflows af, bouwen het CRM, de Property Manager, de AI-agenten, de integraties, de datamigratie en de rapportages.
Binnen het programma
Uitrollen en adopteren
Het systeem wordt dagelijks gebruikt, de procedures worden geïntroduceerd, elke rol krijgt training en de sales- en managementroutines worden ingericht rondom het echte werk.
Einde van het programma en daarna
Optimaliseren en overdragen
We verfijnen alles op basis van het gebruik in de praktijk. Uw team krijgt het eigenaarschap over een gedocumenteerd, intern werkend systeem en wij blijven u ondersteunen bij het optimaliseren.
Deze fasen zijn indicatief, geen vaste mijlpalen: de audit bepaalt de scope en volgorde. Na livegang geldt een maandelijkse platformlicentie.
07Wat u na afloop bezit
Een intern werkend systeem, geen bureau waar u afhankelijk van blijft
Na afloop van het programma kent iedereen zijn rol, kunnen nieuwe medewerkers snel ingewerkt worden, volgt het werk een vastgelegd proces en ziet het management waar aandacht nodig is.
- 01
Een op maat ingericht CRM
Pijplijnen, automatiseringen en routering afgestemd op uw bedrijf, met de Property Manager geïntegreerd.
- 02
Standaard werkprocedures
Uitgeschreven procedures voor elke afdeling, van intake tot aftersales.
- 03
Templates en scripts
Berichten, scripts en documenten voor elke fase en elke markt.
- 04
Een heldere organisatie
Rollen, verantwoordelijkheden en beslissingsrechten die voor iedereen inzichtelijk zijn.
- 05
Een salesorganisatie
Afspraken plannen, overdracht tussen makelaars en een salesproces dat niet afhankelijk is van één persoon.
- 06
Onboarding en training
Materialen waarmee een nieuwe medewerker snel ingewerkt is, zonder dat het team wordt opgehouden.
- 07
KPI’s en dashboards
Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapportages gekoppeld aan verantwoordelijkheden.
- 08
AI-agenten met duidelijke grenzen
Spraak- en chatagenten die het repetitieve werk overnemen en op het juiste moment doorgeven aan mensen.
- 09
Integraties en gemigreerde data
Uw portalen, tools en bestaande gegevens worden gekoppeld en overgezet.
- 10
Een stappenplan voor wat volgt
Geprioriteerde vervolgstappen voor groei na afloop van het programma.
Ondersteuning moet uw operatie verbeteren, niet bij elkaar houden
Uw team runt dagelijks het bedrijf. Wij blijven beschikbaar om het systeem te optimaliseren en uit te breiden terwijl u groeit, onder een maandelijkse platformlicentie die geldt na livegang.
08Verbonden, niet geïsoleerd
Behoud de belangrijke koppelingen en sluit de gaten ertussen
Wij migreren uw data uit het huidige CRM, spreadsheets en portalen, koppelen de tools die uw bedrijf behoudt en verbinden elke transactie met het bijbehorende AML- en KYC-traject.
- Idealista
- Fotocasa
- Kyero
- Funda
- Immoweb
- Rightmove
- Property Finder
- Bayut
- WhatsApp Business
- DocuSign
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Stripe
- Xero
- QuickBooks
- Power BI
Daaronder ligt het complete PremiumClients CRM: inbox, pipelines, boekingen, e-mail en sms, automatiseringen, betalingen, reviews, contracten, telefonie, rapportages en AI-agenten. Dat is de ondersteunende laag, niet de transformatie zelf. De exacte koppelingen hangen af van uw wensen en de toegang die elke aanbieder biedt. De audit bepaalt wat blijft, wat verandert en hoe data wordt overgezet.
09Voor wie het is
Verschillende businessmodellen, dezelfde behoefte aan duidelijkheid
De architectuur volgt uw businessmodel, niet andersom.
Makelaarskantoren
Duidelijk eigenaarschap van leads, consistente opvolging en makelaars die hun tijd besteden aan bezichtigingen en onderhandelingen in plaats van administratie.
Brokerages
Eén werkwijze voor alle makelaars en kantoren, met commissies, mandaten en prestaties inzichtelijk voor het management.
Projectontwikkelaars
Nieuwe projecten, units, reserveringen en opvolging van kopers georganiseerd van lancering tot sleuteloverdracht.
Grensoverschrijdende kantoren
Internationale kopers bediend in hun eigen taal en tijdzone, van eerste aanvraag tot afronding in het buitenland.
Verhuur en property managers
Verhuurders, huurders, onderhoud en rapportages worden volgens een proces afgehandeld, niet op basis van geheugen.
Franchisenetwerken
Een gedeeld werkmodel voor alle vestigingen, zodat elke locatie op dezelfde manier werkt en het netwerk kan groeien.
Lokale processen, internationale reikwijdte
Wij werken in Spanje, waaronder de Costa del Sol, Costa Blanca en Costa Brava, en daarnaast in de Benelux, Dubai en de Golf, Portugal, Italië, Frankrijk en Bali. Andere markten op aanvraag.
Hoe Dominium werkt in uw markt
10Elke samenwerking begint hier
Eerst de audit. Het juiste fundament begint met de juiste diagnose.
De Dominium-audit is een betaalde, op zichzelf staande opdracht. Wij analyseren uw organisatie grondig en vertalen de bevindingen naar een praktisch stappenplan voordat wij een voorstel doen.
Wat de audit u oplevert
- De knelpunten, inefficiënties en omzetlekken in uw organisatie
- Uw processen, overdrachten, mensen, tools en data in kaart gebracht
- Geprioriteerde bevindingen en een implementatieroadmap
- Een gespecificeerd voorstel voor uw Dominium-transformatie
De audit heeft waarde, ook als u niet verdergaat: u kunt direct met de quick wins aan de slag of delen van de roadmap zelf uitvoeren.
Lees meer over de Dominium-auditDe audit
Afgestemd op uw organisatie, niet als standaardpakket. Omvang, afdelingen, werkdruk, processen en structuur bepalen de scope. Een kantoor met vijf medewerkers vraagt om een andere audit dan een organisatie met zes afdelingen en tachtig makelaars.
De transformatie
Apart geoffreerd op basis van de auditresultaten, zodat u precies weet wat het programma van 90 tot 120 dagen inhoudt voordat u beslist.
De platformlicentie
Een maandelijkse licentie geldt zodra het systeem live is, inclusief voortdurende optimalisatie naarmate uw bedrijf groeit.
Praat met ons
Plan uw auditgesprek11Data en vertrouwen
Heldere afspraken voordat er iets wordt overgezet
Dominium draait op EU-gehoste infrastructuur met standaard GDPR, houdt bij elke transactie een AML- en KYC-spoor bij en legt eigenaarschap schriftelijk vast.
Gehost in de EU
Uw panden, klantgegevens en transactie-informatie blijven tijdens dagelijks gebruik op Europese infrastructuur.
Standaard GDPR
Toestemming, toegang en bewaartermijnen zijn vanaf het begin in de processen geïntegreerd, niet achteraf toegevoegd.
AML- en KYC-spoor
Controles en ondersteunende documenten worden gekoppeld aan de bijbehorende transactie, zodat het spoor compleet is wanneer u het nodig heeft.
Eigenaarschap schriftelijk vastgelegd
Uw overeenkomst beschrijft eigendom, toegang en migratie van data voordat er iets van listings, contacten of transacties wordt overgezet.
12Vragen
Vragen over Dominium
Wat is Dominium precies?
Is Dominium alleen een CRM?
Waarom start elk traject met een betaalde audit?
Wat kost de Dominium-audit?
Hoe lang duurt de transformatie?
Hoe wordt Dominium geprijsd?
Voor welke vastgoedbedrijven is Dominium bedoeld?
Wat als ons team de nieuwe manier van werken niet overneemt?
Hoe werken de AI-agenten samen met onze mensen?
Welke markten en vastgoedportalen ondersteunt Dominium?
Wie is eigenaar van onze data en waar wordt deze gehost?
Wat gebeurt er na afloop van het programma?
13Ontdek Dominium
Verdiep u verder in Dominium
De Dominium Global-website
Het volledige verhaal van de transformatie, de audit, de mappingcatalogus en hoe Dominium werkt in markten van de Costa del Sol tot Dubai.
Bezoek de websiteDominium Property Manager
Onze eigen vastgoedapplicatie binnen uw CRM: matching, portalen en feeds, nieuwbouwprojecten, transacties en de inbegrepen MLS.
Bekijk de pagina
14Ontdek meer
Hoe gaat u verder?
Andere kant-en-klare infrastructuren
- 01 / Een AI-receptionist en verkoopagent
Aria AI-receptionist en verkoopagenten
Aria beantwoordt oproepen, chats en berichten dag en nacht in uw talen, kwalificeert de aanvraag, boekt de afspraak in uw agenda en legt alles vast in uw CRM. In enkele dagen operationeel, afgestemd op uw scripts.
- 02 / Drie pakketten om lokale klanten te winnen en te houden
Oplossingen voor lokale bedrijven
Drie pakketten voor lokale bedrijven op één platform: Core, het alles-in-één CRM dat u met onze hulp zelf inricht; Growth, waarin we uw website, Google-profiel, reviews, sms bij gemiste oproepen en AI-agent voor u inrichten; en Local Dominance, met wekelijks werk om als eerste gevonden te worden in Google, op Maps en in AI-zoekopdrachten.
Oplossingen die erop voortbouwen
- 01 / Een CRM en ERP dat teams echt gebruiken
Slimme CRM- en ERP-implementaties op maat
Wij implementeren en configureren CRM en ERP rond hoe uw bedrijf werkelijk verkoopt, levert en factureert, migreren uw data schoon en trainen het team zodat het gebruik beklijft. AI helpt in de tools die uw mensen al openen.
- 02 / Maatwerksoftware, websites en apps
Websites, software en mobiele apps op maat
Wij ontwerpen en bouwen de websites, interne tools en mobiele apps die uw team en klanten dagelijks gebruiken, vanaf dag één gekoppeld aan uw CRM, ERP en data. Europees gebouwd, gedocumenteerd en volledig uw eigendom.
Iets nodig dat nog niet bestaat?
De kant-en-klare producten voorzien in de meest voorkomende behoeften. Als uw proces om een oplossing op maat vraagt, voeren we dat maatwerk uit vanuit onze vier oplossingsdisciplines, met hetzelfde team en dezelfde kwaliteitsnormen.
Verder verkennen
Gerelateerde pagina's
De volgende stap
Voordat u het bedrijf opschaalt, ontdekt u eerst wat groei tegenhoudt
Begin met een gesprek over uw organisatie. Wij stemmen de betaalde audit af op de omvang en complexiteit van uw bedrijf, zodat u nooit een standaardvoorstel ontvangt.
- AVG-conform
- 100% vertrouwelijk
Vertel ons over uw bedrijf
We antwoorden binnen één werkdag. Uw gegevens gebruiken we alleen om het gesprek voor te bereiden, zoals beschreven in ons privacybeleid.